Eisenhower-Prinzip - Zeitmanagement für Anfänger und Profis

Eisenhower – Großer Name und große Aufgaben. Brauchen wir auch eine generalstabsmäßige Planung oder ist das vielleicht doch ein wenig zu viel des Guten? Du fragst dich vielleicht, ob dein Unternehmen überhaupt so viele Aufgaben hat, die du getreu planen musst.

Ich wage die kühne These: Ja, das brauchst du – das braucht jedes Unternehmen. Denn oftmals krankt es an einem guten Aufgabenmanagement. Und genau das bekommst du mit dem Eisenhower-Prinzip in den Griff.

Steigen wir ganz vorne ein: Bei Dwight D. Eisenhower. Als US-Präsident und General kann man sich ein Zeitmanagementproblem sicherlich nicht leisten und dennoch gab er zu:

„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“

Und hier zeigt sich bereits ein ganz klarer Unterschied, der häufig nicht gemacht wird:
Wichtig ist nicht gleich dringend. Die Wichtigkeit einer Aufgabe bezeichnet ihre Qualität für dein Unternehmen. Die Dringlichkeit beschreibt hingegen nur den zeitlichen Faktor.

So einfach kann es sein: Wichtig oder unwichtig, dringend oder nicht dringend. In dieses Raster lassen sich alle anfallenden Aufgaben mit dem Eisenhower-Prinzip einteilen. Entscheidend ist hierbei zunächst, nicht nur Termine oder klar umrissene Projekte als Aufgabe zu planen, sondern jede einzelne Tätigkeit für dein Unternehmen.

Kategorie 1 - dringend und wichtig:

Diese Aufgaben besitzen nach dem Eisenhower-Prinzip allerhöchste Priorität und müssen unverzüglich erledigt werden. Ohne sie kannst du deine gesetzten Ziele nicht erreichen.

Bei der Unternehmensgründung wäre das z.B. deine Gewerbeanmeldung oder ein Logo. Für dein bestehendes Unternehmen kann das ein unmittelbar bevorstehender Geschäftstermin mit einem großen Kunden sein oder das Gespräch mit der Bank wegen deines Kredits.

Diese Aufgaben solltest du selbst und sofort erledigen.

Kategorie 2 - wichtig aber nicht dringend:

Hiermit tun sich wahrscheinlich die meisten schwer: Sind denn nicht alle Angelegenheiten, die wichtig sind auch dringend? – Nein. Viele Aufgaben können zwar zeitlich nach hinten geschoben werden, sind aber für das erreichen deiner Ziele unabdingbar.

Startest du neu in die Selbständigkeit, ist die Präsenz auf Social Media seit einigen Jahren unumgänglich. Um also erfolgreich zu sein, wirst du einen oder sogar mehrere entsprechende Kanäle brauchen. Aber das Konzept dazu kannst du innerhalb der ersten Monate entwickeln und es umsetzen, das muss nicht zum Unternehmensstart stehen.

Wenn du schon länger im Geschäft bist, ist es z.B. von Bedeutung Kundentermine richtig einzuschätzen. Nicht jedes Anliegen ist sofort und mit Priorität 1 zu behandeln, oftmals reicht ein Termin in der nächsten Woche – manchmal aber nicht.

All diese Aufgaben kannst du auf einen späteren Zeitpunkt terminieren, solltest sie aber im Auge behalten.

Kategorie 3 - nicht wichtig, aber dringend

Dies betrifft einen großen Teil deines Tagesgeschäfts. Die Aufgaben fallen zwar täglich an und müssen sofort erledigt werden. Um deine unternehmerischen Ziele zu erreichen, sind sie aber nicht von höherer von Relevanz.

Einschub: Um die Aufgaben als wichtig oder unwichtig zu kategorisieren, solltest du jede Aufgabe alleine für sich betrachten. Musst du am Morgen drei E-Mails beantworten, sind das drei einzelne Aufgaben. Denn selbstverständlich können diese Aufgaben ein Stolperstein in deinem Unternehmen sein, wenn du sie längere Zeit nicht bearbeitest.

Telefonate und E-Mails sind ein sehr klassisches Beispiel. Ob du eine E-Mail beantwortest oder nicht, wird dein Unternehmen nicht ins Wanken bringen, aber dein Kunde erwartet natürlich eine zeitnahe Antwort.

Kategorie 4 - nicht wichtig, nicht dringend:

Das Schlusslicht bilden die Aufgaben, die für das Erreichen deiner Ziele nicht oder kaum relevant und nicht (sehr) dringlich sind. Wenn du nur wenig Zeit hast, können diese Aufgaben auch unerledigt bleiben.

Solche Aufgaben fallen in Unternehmen immer wieder an, häufig werden sie von Praktikanten oder Aushilfen erledigt – oder eben gar nicht. Sie zu erkennen und entsprechend zu behandeln, ist wichtig, um dich und dein Unternehmen nicht zu blockieren. Und das das gelingt mit dem Eisenhower-Prinzip hervorragend.

Wenn du dein Unternehmen gründest wirst du womöglich viele Informationen erhalten. Newsletter, Fachzeitschriften, Newsticker und interessante Feeds, die du abonniert hast. Einige Artikel sind sicherlich interessant und grundsätzlich ist Weiterbildung nicht unwichtig. Dennoch solltest du zunächst alle anderen Aufgaben erledigt haben, bevor du dich diesen neuen Informationen widmest.

Bist du erst einmal im Geschäft, häufen sich solche Aufgaben früher oder später an. Das Erstellen oder Aktualisieren von Telefonlisten, ein Aushang oder weiterhin die Nutzung der genannten Informationsquellen.

Aber wohin mit diesen Aufgaben? Alles in den Papierkorb ist auch nicht das Richtige. Diese Tätigkeiten lassen sich noch einmal unterteilen:

Papierkorb: Was du wirklich nicht brauchst, kannst du getrost wegwerfen. Wenn du feststellst, dass du die Telefonliste in den letzten drei Jahren nicht benutzt hast, dann muss sie auch nicht aktualisiert werden. Und das gilt nicht nur für alles Physische, sondern für die Tätigkeit an sich.

Komposthaufen: Alle Aufgaben, bei denen du dir nicht sicher bist, ob sie noch einmal relevant werden oder du doch noch die Zeit dafür findest, wandern auf den Komposthaufen.
Einer meiner damaligen Professoren sagte einmal: „1/3 aller Probleme erledigen sich mit Ablauf der Zeit“ – und das trifft zu 100% auf den Komposthaufen zu.

Diese Aufgaben solltest du dir etwa ein Mal im Quartal vornehmen, damit du den Überblick nicht verlierst.

Ablage: Etwas gewissenhafter ist die Einsortierung in eine Ablage. Dort sind die Aufgaben überschaubarer, kategorisiert und du hast eine bessere Möglichkeit der Überprüfung.

Ganz grob lassen sich diese in vier Vorgänge mit absteigender Priorität unterteilen:

erledigen – terminieren – delegieren – eliminieren

Die Vorteile des Eisenhower - Prinzips:

Die Vorteile hast du vielleicht schon erkannt:

Das Eisenhower-Prinzip ist leicht zu verstehen, die einfach Matrix bietet
Indem du alle Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip ordnest, hast du eine gute Übersicht über Zeitfresser, die du besser delegieren solltest
Du hast den Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben klar vor Augen und kannst klare Prioritäten setzen
Deine Aufgaben kannst du künftig wesentlich effizienter bearbeiten.

Die Nachteile des Eisenhower-Prinzips:

Natürlich hat jede Methode – so auch das Eisenhower-Prinzip- ihre Nachteile und die möchte ich hier klar benennen:

Das Eisenhower-Prinzip ist einfach, die Umsetzung ist immer. Denn gerade herauszufinden, welche Aufgaben von Wichtigkeit sind, fällt auch Unternehmern oftmals schwer.
Wie schon angesprochen, wird häufig Dringlichkeit mit Wichtigkeit verwechselt. Außerdem ist ein gewisser Weitblick und Erfahrung von Nöten, um die Relevanz einer Aufgaben richtig einschätzen zu können.
Die ungleichmäßige Verteilung der Aufgaben ist eine weitere Schwierigkeit. Insbesondere, wenn du alleine oder mit nur wenigen Personen zusammen arbeitest, wird das deutlich. Denn während womöglich im Tagesgeschäft an einem Tag nur zwei E-Mails zu bearbeiten sind, drängen ein wichtiges Angebot für einen großen Kunden, ein Termin, der am Nachmittag spontan reingekommen ist und die schon zweimal verschobene Besprechung mit dem Steuerberater.

Damit dient das Eisenhower- Prinzip zunächst einmal der richtigen Einordnung von anfallenden Aufgaben und legt damit einen Grundstein für ein gutes Zeitmanagement. Außerdem kann dir die Matrix dabei helfen, dich nicht in unwichtigen Aufgaben zu verzetteln und beseitigt den Irrglauben, alles sei irgendwie wichtig.

Und eine weitere wichtige Erkenntnis geht damit einher: Du kannst nicht alles alleine schaffen, du musst Aufgaben auch delegieren und abgeben können.